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¿Qué es Facility Management y cómo funciona?

¿Qué es Facility Management y cómo funciona?

Facility Management es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y tecnología. Generalmente, conocida como “administración inmobiliaria”. 

Estos son algunos ejemplos de servicios relacionados con Facility Management:

  • Servicios Soft Services.
  • Gestión y control de ocupación de espacios. 
  • Gestión de mantenimiento locativo integral.
  • Gestión energética y sostenibilidad.
  • Entre otros.

La coordinación es un pilar fundamental entre todas las áreas que hacen funcionar a un edificio o instalación. Si alguna de estas áreas no se atiende correctamente, habría efectos negativos en la operatividad de la empresa.

Marcela Rojas, Gerente de Elite Facility Management, explica en qué consiste esta disciplina y quiénes son los grandes competidores:

Marcela Rojas, Gerente de Facility Management

“Facility Management es una disciplina que está asociada a la norma ISO 40001. Lo que se busca es poder administrar y controlar los activos inmobiliarios de los clientes, para poder garantizar el entorno laboral, la continuidad del negocio y atender de manera integral todas las actividades que no pertenezcan al Core de la compañía”.

Actualmente, las compañías que trabajan en Facility Management, son empresas de casa matriz extranjera, entre estas encontramos: Grupo EULEN, Cushman & Wakefield, JLL, CBRE, entre otros. Por lo tanto, Elite Facility Management se ha convertido en un pionero y líder estratégico en todo lo relacionado a esta disciplina y metodología empresarial.

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¿Cuál es la misión o propósito del Facility Management?

La misión de las diferentes funciones básicas organizadas en distintas áreas del Facility Management, se basa principalmente en la transformación del activo inmobiliario para ser un aliado estratégico. Por otra parte, como área interna, lo que se busca es brindar bienestar y confort a los funcionarios, es decir, dar soporte a la continuidad del plan de negocio, infraestructura y brindar un apoyo a los objetivos de la organización, de manera que aporten para una mayor rentabilidad de los recursos.

Etapas y metodología del Facility Management

Para llevar a cabo un proyecto de Facility Management es necesario realizar un diagnóstico de la infraestructura de la sede, analizando distintas áreas, como por ejemplo:

  • Área de mantenimiento. 
  • Proceso y política: Se basa en entender los pasos para ejecutar un plan de mantenimiento preventivo. 
  • Estructurar la línea de adecuaciones y obras civiles.
  • Manejo de atención a clientes externos. 
  • Servicios de Sub-Services y HUB Services. 
  • Control de los activos fijos de las compañías. 
  • Consolidación de aliados de mantenimiento de equipos críticos.
  • Operación al cliente externo: Seguimiento y control, informes. 
  • Entre otros. 

Áreas que componen la disciplina del Facility Management

  1. Gestión de activos y mantenimiento: Se encarga de la adecuación de las instalaciones de una empresa o negocio, mediante el mantenimiento locativo integral (pintura, pisos, techos, fachadas, etc.), junto con el mantenimiento de equipos críticos como aires acondicionados, plantas eléctricas, ascensores y UPS.  Su objetivo es cuidar que todo se encuentre en óptimas condiciones para clientes y funcionarios.
  2. Gestión de bienes raíces y propiedades: Asegura la continuidad operacional, transformando los activos inmobiliarios para potencializar su valor comercial y presentar una opción productiva que permita rentar o vender.
  3. Gestión de proyectos corporativos: Planear, ejecutar y desarrollar adecuaciones y obras civiles junto con las mudanzas asociadas a estas actividades, garantizando los requerimientos y acuerdos de niveles de servicios de los clientes internos y externos.
  4. Gestión del espacio de trabajo: Proporciona servicios y administración de espacios que hacen que los empleados estén saludables con entornos positivos y beneficiosos, como el lugar de trabajo, labor en el que se desempeña, etc., garantizando la optimización y así mismo la productividad.
  5. Gestión de servicios de facilities: Se encarga de proveer los servicios relacionados con el mantenimiento y la operación, los cuales se incluye: Seguridad, alimentación institucional, catering, aseo empresarial, cafetería, mantenimiento normativo, jardinería y paisajismo, gestión y control de ocupación de espacios.
  6. Gestión de energía y sostenibilidad: Las organizaciones están comenzando a integrar la manera en la que utilizan y adquieren energía con iniciativas de sostenibilidad para conseguir ventajas adicionales, como una mayor eficiencia, ahorro económico y unas actividades más sostenibles en sus instalaciones.

Principales beneficios del Facility Management:

  1. Servicio especializado y hecho a la medida. 
  2. Ahorro en costos. 
  3. Confort y bienestar para los funcionarios.
  4. Continuidad del negocio. 
  5. Seguridad y salud laboral. 
  6. Temperatura adecuada. 
  7. Equipos 100% operativos.
  8. Iluminación perfecta.
  9. Espacios limpios. 
  10. Accesos supervisados.
  11. Y mucho más.

Software especializado para Facility Management:

En Elite Facility Management utilizamos Software de Gestión Elite Facility Management:

  • Elite Man operado con CHECKINGplan®, es un software que permite parametrizar cualquier tipo de servicio (aseo, mantenimiento, etc.). Este software construye la arquitectura de las facilidades del cliente para así poder desglosar hasta llegar a la última área controlando así el activo locativo y los equipos críticos, llevando la trazabilidad del uno a uno, lo que permite no olvidar la ejecución del plan de mantenimiento. Este software entrega una data y análisis que se hace en tiempo real para poder construir el plan predictivo y los pilotos de mejoramiento.
  • Elite WP: Especializado en la gestión de límites de ocupación de espacios, estacionamiento y visitas. Todo directamente desde una aplicación.
  • Elite One: Para la gestión de pedidos de insumos en tiempo real, como novedades de ausentismo, insumos de cafetería, incidencias de mantenimiento de los equipos, entre otros.

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Para todas aquellas empresas que desean llevar a cabo un proceso de Facility Management en su sede o locación, Elite Facility Management les ofrece un diagnóstico gratuito para entender las principales necesidades locativas, atendiendo las áreas de trabajo de sus funcionarios como también la parte operativa dentro de la organización.

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